Procedura de gestiune a clientilor – 10 mai 2021

Dragi colegi,

Incepand cu data de 10 MAI vom implementa procedura de gestiune a clientilor.

Implementarea va avea loc treptat in etape. Scopul acestei proceduri este:

• Gestionarea corecta a contractelor de vanzare marfa,
• Gestionarea corecta a garantiilor acestor contracte,
• Recuperarea creantelor restante in vederea imbunatatirii cashflow-lui companiei,
• Acolo unde este cazul – trimiterea spre executare a clientilor in vederea recuperarii creantelor.

1. Prima etapa va consta in:
2. Verificarea de catre aplicatia CDMS  a existentei in sistem a contractelor de vanzare marfa cu termen de plata.

Pentru clientii care nu au introdus si inregistrat contractul de vanzare marfa cu plata la termen emiterea unei facturi va fi intrerupta de un mesaj de atentionare. 

Factura se va putea emite dar veti fi avertizati ca nu exista contract de vanzare la termen introdus in sistem. Remedierea acestui aspect se face prin:

• Scanarea contractului si a instrumentului de garantare,
• Incarcarea in CDMS a acestora
• Inregistrarea in sistem CDMS a acestora in Nomenclator/Terti Gestiune /Detalii  – nr de contract in campul ”Facturi in baza contrcat” .

In cazul clientilor care nu au contract si cumpara cu plata la livrare in campul ”Facturi in baza contract” se va trece plata la livrare. In cazul in care clientul plateste cu cardul atunci la modalitatea de plata se trece – CARD iar termenul de plata este de 5 zile.

Odata cu acesta etapa se va face o inventariere a garantiilor existente. Astfel toate garantiile care au trecut de 3 ani de zile sau se apropie de aceasta perioada se vor inlocui cu garantii noi ( BO sau CEC noi emise de clienti). Aici vom urma Procedura de inrolare a clientilor si a garantiilor.

b. Blocarea la emitere a facturilor pentru clientii cu restente peste 80 de zile.

Acesti clienti mai pot cumpara de la FORTZA.RO doar cu cash sau OP inainte de livrare. Optiunea de a cumpara, in pofida faptului ca sunt facturi restante, se acorda doar pentru o perioada de 30 de zile. Dupa aceasta perioada clientul trebuie sa achite si din soldurile mai vechi ca sa poata achizitiona noi bunuri.

In vederea implementarii acestei etape departamentul IT va seta userii care emit facturi cu drepturile aferente astfel incat dreptul de deblocare ( in cazul pct b.) il are doar dir. Comercial.

c. Emiterea de facturi cu MODALITATEA DE PLATA – ALTELE este interzisa. In cadrul facturilor trebuie sa fie trecuta o optiune reala:  OP, CEC, BO, CASH, CARD, RAMBURS, CONT COLECTOR

II. Etapa a doua va consta in:

1. Emiterea facturilor cu termene de plata se va putea face doar pentru acei clienti care au contracte incheiate si inregistrete in CDMS. Exceptie vor face facturile unde modalitatea de plata va fi BO completat cu scadenta, suma facturii si avalizat de administrator – aprobat de departamentul comercial de la MEDIAS. In acest caz campul Facturi in baza contract = plata la termen BO.
2. Blocarea la emiterea facturilor pentru clientii cu restente peste 60 de zile.

Acesti clienti mai pot cumpara de la FORTZA.RO doar cu cash sau OP inainte de livrare. Optiunea de a cumpara, in pofida faptului ca sunt facturi restante, se acorda doar pentru o perioada de 30 de zile. Dupa aceasta perioada clientul trebuie sa achite si din soldurile mai vechi ca sa poata achizitiona noi bunuri.

In vederea implementarii acestei etape departamentul IT va seta userii care emit facturi cu drepturile aferente astfel incat dreptul de deblocare il are doar dir. comercial.

III: Etapa a treia va consta in:
a. Aplicarea restrictiilor privind vanzarea de marfa pentru acei clienti care inregistreaza restante peste 30 de zile.
b. Aplicarea unui proces de recuperare a creantelor pentru acei clienti care au restante peste 90 ( 60 de zile) de zile. Acest proces consta in:

• analiza lunara a clientilor cu probleme,
• initierea discutiilor de recuperare pe cale amiabila a creantelor prin semnarea unor acorduri de plata, negocieri, obtinerea de noi garantii etc.
• in cazul in care nu se gasesc solutii amiabile se trece la executare silita.

DESCARCA PROCEDURA PDF